Automatização da documentação de apoio aos processos produtivos

Abstract

Este presente trabalho tem o objetivo apresentar a automatização das documentações de apoio ao processo, buscando reduzir o tempo de busca de arquivos e melhorar o espaço físico antes com os documentos impressos. A metodologia utilizada foi fundamentada em ferramentas da qualidade e gestão de processos, como DMAIC, 5S, Yamazumi e Fluxograma, A utilização dessas ferramentas permitiu uma análise mais profunda e crítica sobre o processo de reestruturação do processo documental, trazendo como resultado a diminuição de materiais físicos, como papel, pastas, espaço físico, e auxiliando na modernização do sistema de gestão. Os resultados mostram que o ambiente de trabalho ficou mais organizado, com o ganho de tempo para o acesso dos arquivos, padronização e maior eficiência operacional. Conclui-se então que a automação da documentação é uma prática eficiente que promove a sustentabilidade, economia de recursos e melhoria contínua nos processos internos, bem como manter a competitividade no mercado, a modernização dos processos empresariais, podendo abrir um leque de opções com a transformação digital.

This study aims to present the automation of support documentation in business processes, seeking to reduce the time required to locate files and optimize physical space previously occupied by printed materials. The methodology was based on quality and process management tools such as DMAIC, 5S, Yamazumi, and flowcharts. The application of these tools enabled a deeper and more critical analysis of the restructuring of the document management process, resulting in a reduction of physical materials such as paper, folders, and storage space, while supporting the modernization of the management system. The results show a more organized work environment, time savings in file access, standardization of procedures, and increased operational efficiency. It is concluded that documentation automation is an effective practice that promotes sustainability, resource savings, and continuous improvement of internal processes, while also maintaining market competitiveness and enabling broader opportunities through digital transformation.