Gestão no processo de solicitação de compras, recebimento e estoque

Abstract

Este trabalho apresenta o desenvolvimento para uma possível implementação de um sistema automatizado para a gestão do processo de compras e controle de estoque em uma organização. O principal objetivo foi solucionar falhas decorrentes de processos manuais, informais e descentralizados, que geravam retrabalho, falta de rastreabilidade e ausência de controle efetivo. A metodologia aplicada envolveu a utilização integrada de ferramentas acessíveis como Excel/VBA, Google Forms, Google Apps Script, Power BI e Outlook, permitindo a criação de um fluxo digital padronizado, desde a solicitação de compras até o monitoramento de estoque. O processo foi modelado para que, ao preencher um formulário, o solicitante inicie uma cadeia automatizada de comunicação e registro, que inclui o preenchimento automático de dados, envio de e-mails, recebimento de cotações, aprovação, recebimento e controle dos materiais. Os dados alimentam painéis de controle em Power BI, possibilitando rastreamento em tempo real e maior assertividade nas decisões. Como resultado, espera-se uma melhora significativa na eficiência do processo, controle, padronização e confiabilidade das informações. Conclui-se que com uma possível implementação de soluções automatizadas com ferramentas de baixo custo pode representar um importante diferencial competitivo, promovendo maior integração entre setores, redução de falhas e otimização do tempo operacional.

This work presents the development and implementation of an automated system for managing the purchasing process and inventory control within an organization. The main objective was to address failures caused by manual, informal, and decentralized procedures that led to rework, lack of traceability, and ineffective control. The applied methodology integrated accessible tools such as Excel/VBA, Google Forms, Google Apps Script, Power BI, and Outlook to create a standardized digital workflow, from purchase requests to inventory tracking. The process was modeled so that by filling out a form, the requester initiates an automated chain of communication and data registration, including auto-filled forms, email sending, quotation submissions, approvals, receipt of items, and inventory control. All data fed into Power BI dashboards, enabling real-time tracking and more assertive decision-making. As a result, a significant improvement was observed in efficiency indicators, control, standardization, and information reliability. It is concluded that the possible implementation of automated solutions using low-cost tools may represent an important competitive advantage, promoting greater integration between departments, reducing errors, and optimizing operational time.