Melhorias de processo do setor de documentação no atendimento do cliente interno de um hospital

Abstract

Considerando que as metodologias empregadas em processos logísticos de armazenagem comercial e industrial podem ser empregadas com sucesso em procedimentos de documentação e arquivamento de documentos, este artigo propõe a minimização do tempo em que os processos de acesso a documentação de um hospital são feitos, de modo que os colaboradores consigam em uma quantidade de tempo reduzida e uma maior visibilidade da área operar o seu serviço de forma eficaz. As observações da área de estudo foram feitas no setor de documentação de um hospital no centro oeste paulista no período de outubro e novembro de 2017, com o auxílio de um estudo de caso, pesquisa exploratória e brainstorming (tempestade de ideias), por meio dos colaboradores e gestores do setor, que sugeriram ideias para que o processo fosse padronizado. Por meio disto, houve uma redução de 52,7% no tempo que era gasto com a circulação dos colaboradores no setor, havendo um aumento na visualização dos prontuários, redução dos erros de arquivamento, com o remanejamento e etiquetagem nos armários e nas prateleiras, aumentando a produtividade e consequentemente, reduzindo custos de infraestrutura e trabalho dos colaboradores de um setor.

Considering that the methodologies employed in commercial and industrial logistic storage processes can be successfully employed in documentation and document archiving procedures, this paper proposes to minimize the time in which hospital access processes are done, so that employees get a reduced amount of time and greater visibility of the area to operate their service effectively. The observations of the study area were made in the documentation department of a hospital in the west center of São Paulo from October to November 2017, with the aid of a case study, exploratory research and brainstorming through the employees and industry managers, who suggested ideas for the process to be standardized. Thus, there was a 52.7% reduction in the time that was spent with the circulation of employees in the sector, with an increase in the visualization of medical records and reduction of archiving errors, with the relocation and labeling of cabinets and shelves, increasing productivity and thereby reducing infrastructure and labor costs for employees in an sector.