Gestão de documentação: segurança da informação

Abstract

O gerenciamento de documentos é um processo essencial para organização, controle, armazenamento e proteção das informações em empresas e instituições. Com a evolução da tecnologia e crescimento da produção de dados, sendo necessário utilizar métodos eficaz para garantir a segurança, agilidade e simplicidade no acesso às informações. Desta maneira, o Trabalho de Conclusão de Curso tem a objetividade de analisar a importância da gestão documental nas organizações, mostrando os seus benefícios para a administração, produtividade e segurança da informação. O método realizado para desenvolver esse trabalho foi com base em artigos científicos, por meio de livros, pesquisas bibliográficas e sites, buscando entender as principais definições, técnicas e práticas relacionadas à gestão de documentos. Ainda por cima, foram abordados temas como arquivamento físico e digital, organização documental, proteção de informações e o efeito da tecnologia na administração de documentos. Os resultados demonstraram que a gestão documental favorece de forma significativa a melhoria dos processos organizacionais, diminuindo perdas de dados, elevando a eficiência administrativa e gerando maior controle e segurança de dados. É possível identificar que a digitalização de documentos e a utilização de sistemas eletrônicos simplificam o acesso ao dados e otimizam o tempo nas atividades das empresas. Como conclusão, a gestão de documentos é relevante para o bom funcionamento das organizações, pois promove a ordenação, eficiência e segurança no gerenciamento das informações. Portanto, investir em ações e tecnologias com o foco na gestão documental se torna um diferencial positivo para as empresas que buscam aprimorar nos seus processos administrativos e garantir maior concorrência no mercado. Palavras-chave: Documentação. Organização. Arquivamento. Segurança. Digitalização. Administração.

Document management is an essential process for organizing, controlling, storing, and protecting information in companies and institutions. With the evolution of technology and the growth of data production, it is necessary to use effective methods to ensure security, speed, and simplicity in accessing information. In this way, the Course Conclusion Project aims to analyze the importance of document management in organizations, showing its benefits for administration, productivity, and information security. The method used to develop this work was based on scientific articles, through books, bibliographic research, and websites, seeking to understand the main definitions, techniques, and practices related to document management. Furthermore, topics such as physical and digital archiving, document organization, information protection, and the effect of technology on document management were addressed. The results demonstrated that document management significantly favors the improvement of organizational processes, reducing data loss, increasing administrative efficiency, and generating greater control and data security. It is possible to identify that the digitization of documents and the use of electronic systems simplify access to data and optimize time in company activities. In conclusion, document management is relevant to the proper functioning of organizations, as it promotes order, efficiency, and security in information management. Therefore, investing in actions and technologies focused on document management becomes a positive differentiator for companies seeking to improve their administrative processes and ensure greater competitiveness in the market. Keywords: Documentation. Organization. Filing. Security. Digitization. Administration.