Desenvolvimento de software para gerenciamento de congressos científicos

Abstract

Este estudo tem como objetivo desenvolver um software para o gerenciamento de congressos científicos, com ênfase na automação dos processos operacionais, alinhando-se à linha de pesquisa em Gestão da Produção e Operações. A metodologia adotada combina abordagens qualitativa e quantitativa, contemplando revisão bibliográfica e aplicação em estudo de caso, com foco na solução de desafios práticos na gestão de eventos acadêmicos. Para a concepção do sistema, foram empregadas técnicas como benchmarking de ferramentas consolidadas no mercado, incluindo EasyChair, ConfTool e OpenConf, além da aplicação do método FMEA (Análise de Modo e Efeito de Falha) para a identificação de riscos e requisitos. Adicionalmente, foi desenvolvida uma plataforma colaborativa do tipo wiki, permitindo a participação ativa dos usuários na criação e validação do sistema. A implementação prática ocorreu durante o evento FatecLog 2024, que contou com mais de 2.400 participantes e recebeu 660 submissões de artigos. O software demonstrou eficácia na automação de processos significativos, como submissão de artigos, revisão por pares, gestão de inscrições e emissão de certificados. Os resultados da pesquisa conduzida com os usuários indicaram uma melhoria significativa na eficiência e na confiabilidade operacional do evento, com 95% dos participantes recomendando a adoção da plataforma em edições futuras. A aplicação do método FMEA foi crucial para a mitigação de falhas e a otimização de processos críticos, conferindo ao sistema robustez e escalabilidade, especialmente para eventos acadêmicos de grande porte. Assim, este estudo propõe uma solução inovadora para a otimização de sistemas produtivos, oferecendo uma plataforma segura e eficiente para a gestão de conferências científicas.

This study aims to develop software for managing scientific conferences, with a focus on automating operational processes, aligning with the research line in Production and Operations Management. The adopted methodology combines qualitative and quantitative approaches, including a literature review and application in a case study, focusing on solving practical challenges in academic event management. To design the system, techniques such as benchmarking established market tools including EasyChair, ConfTool, and OpenConf—were employed, along with the application of the FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) method to identify risks and requirements. Additionally, a collaborative wiki-based platform was developed, allowing active user participation in the system's creation and validation. The practical implementation took place during the FatecLog 2024 event, which gathered over 2,400 participants and received 660 article submissions. The software proved effective in automating key processes such as article submission, peer review, registration management, and certificate issuance. The results of a user survey indicated a significant improvement in the efficiency and reliability of event operations, with 95% of participants recommending the platform for future editions. The application of the FMEA method was crucial for mitigating failures and optimizing critical processes, ensuring system robustness and scalability, especially for large academic events. Thus, this study proposes an innovative solution for optimizing production systems, offering a secure and efficient platform for scientific conference management.