Inteligência artificial e o gerenciamento da informação na gestão secretarial: uma relação necessária

Abstract

A crescente adoção da Inteligência Artificial (IA) no ambiente corporativo tem impactado e transformado profundamente a maneira como as informações são geridas. Muitas organizações vêm reconhecendo a importância crucial de integrar ferramentas de IA em seus processos administrativos, visando não apenas otimizar a eficiência, mas também a eficácia das distintas atividades profissionais. Diante desse cenário de constantes transformações tecnológicas, surgem problemáticas que impulsionam a presente pesquisa: os profissionais da assessoria executiva utilizam ferramentas de IA em seu cotidiano organizacional para auxiliar o gerenciamento das informações em sua gestão secretarial? Esse profissional tem conhecimento das ferramentas da inteligência artificial disponíveis e seus benefícios para uso no contexto de gestão secretarial para tomada de decisões estratégicas? Seu uso pode otimizar suas entregas? Este artigo tem como objetivo geral refletir e analisar o impacto da Inteligência Artificial no gerenciamento da informação no âmbito da gestão secretarial. Trata-se de uma pesquisa mista, exploratória e descritiva de natureza básica, com abordagem qualitativa, com pesquisa de campo como procedimento técnico. Obteve-se que 67,1% dos respondentes atestam conhecimento das ferramentas de inteligência artificial; 92,1% fazem uso de pelo menos uma ferramenta na gestão da informação; 65,8% apontam que o uso da IA os auxilia na tomada de decisões estratégicas na gestão secretarial; 51,3% apontam que a IA tem transformado o gerenciamento da informação em sua prática profissional otimizando suas entregas e 22,4% acreditam que a IA poderá substituir parcialmente o profissional.

The growing adoption of Artificial Intelligence (AI) in the corporate environment has profoundly impacted and transformed the way information is managed. Many organizations have recognized the crucial importance of integrating AI tools into their administrative processes, aiming to optimize not only the efficiency but also the effectiveness of various professional activities. Against this backdrop of constant technological transformation, the following questions drive this research: Do executive support professionals use AI tools in their daily organizational routines to assist with information management within their secretarial roles? Are these professionals aware of the available AI tools and their benefits for strategic decision-making in secretarial management? Can the use of these tools optimize their output? This article aims to reflect on and analyze the impact of Artificial Intelligence on information management within the scope of secretarial management. It is a basic, exploratory, and descriptive study employing a mixed-methods approach—specifically a qualitative approach—with field research serving as the technical procedure. The results indicate that 67.1% of respondents are familiar with AI tools; 92.1% use at least one tool for information management; 65.8% state that AI assists them in strategic decision-making within secretarial management; 51.3% report that AI has transformed information management in their professional practice by optimizing their output; and 22.4% believe that AI could partially replace the professional.