Gestão documental como instrumento estratégico de adequação à LGPD em empresas de recursos humanos

Abstract

A intensificação da transformação digital ampliou significativamente o tratamento de dados pessoais nas organizações, tornando a proteção das informações um dos principais desafios contemporâneos das empresas. Nesse contexto, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) estabeleceu novas responsabilidades relacionadas à coleta, armazenamento, compartilhamento e utilização de dados pessoais no ambiente corporativo. O presente estudo teve como objetivo analisar o papel da gestão documental como instrumento estratégico de adequação à LGPD em empresas de Recursos Humanos. A pesquisa caracteriza-se como aplicada, de abordagem qualitativa e quantitativa, desenvolvida por meio de levantamento bibliográfico, entrevistas semiestruturadas e aplicação de questionário eletrônico na plataforma Google Forms. A etapa qualitativa contou com a participação de profissionais das áreas de Tecnologia da Informação e Departamento Pessoal, envolvidos nos processos de recebimento, armazenamento, compartilhamento e gerenciamento de documentos pessoais, enquanto a etapa quantitativa envolveu participantes de diferentes setores organizacionais. Os resultados indicam que as organizações vêm adotando mecanismos tecnológicos relacionados à proteção das informações, incluindo controle de acesso, armazenamento em nuvem, criptografia e backups redundantes. Entretanto, verificou-se que fatores comportamentais e operacionais ainda representam importantes vulnerabilidades relacionadas à proteção de dados pessoais. A pesquisa evidenciou que o compartilhamento de documentos pessoais por aplicativos de mensagens permanece presente na rotina organizacional em razão da busca por maior agilidade operacional, além de identificar, durante as entrevistas, a ocorrência de tentativa de ataque ransomware associada a falha humana no ambiente corporativo. Conclui-se que a gestão documental contribui para o fortalecimento da conformidade organizacional com a LGPD, favorecendo o controle das informações, a rastreabilidade documental e a redução de vulnerabilidades relacionadas ao tratamento inadequado de dados pessoais Palavras-chave: Gestão documental; LGPD; Proteção de dados; Segurança da informação.

The intensification of digital transformation has significantly expanded the processing of personal data within organizations, making information protection one of the main contemporary challenges for companies. In this context, the General Data Protection Law (LGPD) established new responsibilities regarding the collection, storage, sharing, and use of personal data in the corporate environment. This study aimed to analyze the role of document management as a strategic instrument for compliance with the LGPD in Human Resources companies. The research is characterized as applied, with a qualitative and quantitative approach, developed through a literature review, semi structured interviews, and the application of an electronic questionnaire on the Google Forms platform. The qualitative stage included the participation of professionals from the Information Technology and Personnel Department areas, who are involved in the processes of receiving, storing, sharing, and managing personal documents, while the quantitative stage involved participants from different organizational sectors. The results indicate that organizations have been adopting technological mechanisms related to information protection, including access control, cloud storage, encryption, and redundant backups. However, it was found that behavioral and operational factors still represent important vulnerabilities regarding personal data protection. The study evidenced that the sharing of personal documents through messaging applications remains present in organizational routines due to the search for greater operational agility, in addition to identifying, during the interviews, the occurrence of an attempted ransomware attack associated with human error in the corporate environment. It is concluded that document management contributes to strengthening organizational compliance with the LGPD, favoring information control, document traceability, and the reduction of vulnerabilities related to the improper handling of personal data. Keywords: Document management; LGPD; Data protection; Information security.