Sistema web para o Instituto dos Direitos do Cidadão: aprimorando a gestão de associados e a interação comunitária

Abstract

O presente trabalho apresenta o desenvolvimento de um sistema web para otimização da gestão de associados e da comunicação no Instituto dos Direitos do Cidadão. Atualmente, a organização enfrenta desafios significativos na gestão de seus associados e na comunicaç ão com a comunidade, decorrentes de processos manuais de cadastro e da descentralização das informações. Essa realidade acarreta morosidade , suscetibilidade a erros e dificuldades na disseminação de avisos sobre a entrega de benefícios e a realização de re uniões. Diante disso, o problema de pesquisa central foi investigar como um sistema web pode mitigar essas ineficiências, automatizando os processos e promovendo uma comunicação mais eficaz. O objetivo geral deste estudo foi desenvolver uma plataforma web capaz de digitalizar o cadastro de associados e centralizar a comunicação sobre eventos e benefícios, visando aprimorar a eficiência operac ional do Instituto. Para alcançar os objetivos propostos, a pesquisa adotou uma abordagem mista, utilizando uma metod ologia de desenvolvimento ágil para a construção do sistema. Os procedimentos metodológicos incluíram entrevistas com os gestores e beneficiários, análise de documentos existentes, modelagem de dados e arquitetura do sistema, fases de codificação e testes de usabilidade. Os resultados mais relevantes demonstraram que o sistema web desenvolvido proporcionou uma redução significativa no tempo d e cadastro de novos associados, garantiu a integridade e a segurança dos dados armazenados, possibilitou a emissão automatizada de avisos gerais, facilitou a consulta e atualização de informações dos associados, eliminando a necessidade de registros físicos como arquivo morto e excesso de papelada. Observou se que a transição do processo manual para o digital resultou em maior agilidade nas operações e na melhoria da capacidade do Instituto de se comunicar de forma proativa com sua base de associados. Conclui se que a implementação do sistema web é uma solução viável e eficaz para otimizar a gestão e a comunicação em organizações do terceiro setor.

This study presents the development of a web system for optimizing associate management and communication at the Institu te for Citizen's Rights. Currently, the organization faces significant challenges in managing its associates and communicating with the com munity, stemming from manual registration processes and decentralized information. This reality leads to slowness, su sceptibility to errors, and difficulties in disseminating notices about benefit deliveries and meeting schedules. Therefore, the central research problem investigated how a web system could mitigate these inefficiencies by automating processes and promoting more effective communication. The general objective of this study was to develop a web platform capable of digitizing associate registrat ion and centralizing communication about events and benefits, aiming to enhance the Institute's operational efficienc y. To achieve the proposed objectives, the research adopted a mixed approach, utilizing an agile development methodology for system construction. Methodological procedures included interviews with managers and beneficiaries, analysis of existing documents, data modeling and system architecture design, as well as coding and usability testing phases. The most relevant results demonstrated that the developed web system significantly reduced the time for new associate registration, ensured the integrity and sec urity of stored data, enabled automated issuance of general notices, and facilitated the consultation and updating of associate information, eliminating the need for physical records such as archives and excessive paperwork. It was observed that the transition from manual to digital processes resulted in greater operational agility and improved the Institute's ability to communicate proactive ly with its associate base. It is concluded that the implementation of the web system is a viable and effective solut ion for optimizing management and communication in third sector organizations.