Gestão financeira em pequenos negócios: um estudo de caso em uma empresa na utilização do WhatsApp como ferramenta de controle e proposição de melhores práticas

Abstract

A gestão financeira é um fator determinante para a sustentabilidade dos pequenos negócios, especialmente quando conduzida de forma informal e com recursos limitados. Nesse contexto, este trabalho analisa o uso do aplicativo WhatsApp como ferramenta de controle financeiro em micro e pequenos negócios, buscando compreender seus impactos e propor boas práticas acessíveis de organização contábil. O objetivo principal foi avaliar como o WhatsApp é utilizado nas rotinas financeiras e desenvolver alternativas simples que melhorem a sistematização das informações. A pesquisa adotou uma abordagem qualitativa e descritiva, com aplicação de questionários a empreendedores da cidade de Franca/SP e um estudo de caso em uma microempresa que utilizava o aplicativo como principal meio de registro financeiro. Os resultados mostraram que 75% dos entrevistados utilizam o WhatsApp para envio de notas fiscais e comprovantes e 55% para comunicação com contadores, confirmando sua praticidade, mas também revelando limitações como desorganização, risco de perda de dados e ausência de categorização. Como proposta, foi desenvolvido um formulário digital integrado ao Google Forms e planilhas automáticas, que possibilitou a padronização dos registros, o armazenamento seguro dos comprovantes e a atualização automática do fluxo de caixa. Conclui-se que o WhatsApp, embora útil como ferramenta auxiliar, não substitui métodos estruturados de controle. A adoção de soluções digitais simples e acessíveis é essencial para fortalecer o planejamento financeiro, a organização contábil e a sustentabilidade dos pequenos negócios no Brasil.

Financial management is a key factor for the sustainability of small businesses, especially when conducted informally and with limited resources. In this context, this study analyzes the use of the WhatsApp application as a financial control tool in micro and small enterprises, aiming to understand its impacts and propose accessible best practices for accounting organization. The main objective was to assess how WhatsApp is used in financial routines and to develop simple alternatives to improve the systematization of information. The research adopted a qualitative and descriptive approach, using questionnaires applied to entrepreneurs in the city of Franca/SP, as well as a case study in a microenterprise that used the app as its primary means of financial recording. The results showed that 75% of respondents use WhatsApp to send invoices and receipts, and 55% use it to communicate with accountants, confirming its practicality while also revealing limitations such as disorganization, risk of data loss, and lack of categorization. As a proposed solution, a digital form integrated with Google Forms and automated spreadsheets was developed, enabling standardized entries, secure receipt storage, and automatic cash flow updates. It is concluded that WhatsApp, although useful as a support tool, does not replace structured control methods, and it is essential to adopt simple and free digital solutions that strengthen planning, financial control, and the sustainability of small businesses.