Análise importância da automação de processsos de gestão de suprimentos em um escritório: um estudo de caso na empresa Reipel® papéis.

Abstract

Os benefícios do uso da tecnologia da informação (TI) são marginais, se forem simplesmente impostos nas condições organizacionais já existentes, especialmente no que se refere a estratégia, estruturas, processos e cultura. Os investimentos em TI devem ser acompanhados das mudanças necessárias nas características organizacionais. Assim o objetivo geral desta pesquisa é descrever e analisar a importância, e os benefícios, trazidos pela tecnologia de automação de planilhas Microsoft Excel®, na gestão de compras e suprimentos na Reipel Industria de Papéis nos últimos quatro anos. A pesquisa realizada é de caráter exploratório, e qualitativa. Esta utiliza métodos versáteis, permitindo a captação de fontes secundárias (bibliográficas) e seleções experimentais, a coleta de dados foi realizada a partir de entrevista semiestruturada com participantes do processo a respeito do seu trabalho diário, como este é desenvolvido e que consequências a automação dos processos tem em suas atividades. As informações foram agrupadas e compactadas, servindo para a elaboração de perguntas mais específicas a respeito do processo. Com a implementação das planilhas automatizando e aumentado o controle sobre o processo obteve-se uma redução na quantidade de colaboradores necessários para o processo, além da aparente melhora no retorno de informações estratégicas que trazem assim, melhor apoio às decisões gerenciais tomadas pelo setor. Pode-se chegar à conclusão de que este trabalho atingiu todas as expectativas almejadas no planejamento do mesmo, tanto é que se traduziu em resultados positivos, do ponto de vista financeiro e gerencial, para toda organização sendo a implantação à época aprovada pela diretoria e pelos colaboradores envolvidos que se surpreenderam com os resultados.

The benefits of using information technology (IT) are marginal if it is simply imposed under existing organizational conditions, especially in strategy, structures, processes, and culture. IT investments must be accompanied by the necessary changes in organizational characteristics. Thus, the general objective of this research is to describe and analyze the importance and benefits brought by the Microsoft Excel® process automation technology in purchasing and supply management at Reipel Industria de Papéis in the last four years. The research is exploratory and qualitative, using versatile methods, allowing the collection of secondary sources (bibliographic) and experimental selections, the data collection will be performed from a semistructured interview with participants of the process regarding their daily work , how it is developed and what consequences the automation of processes has in its activities. The information will be grouped and compacted, serving to elaborate more specific questions about the process. With the implementation of the worksheets automating and increasing the control over the process, a reduction in the number of employees required for the process was achieved, as well as the apparent improvement in the return of strategic information, thus providing better support to the managerial decisions taken by the sector. It can be concluded that this work has met all the expectations sought in the planning of the same, so much that it translates into positive results, from the financial and managerial point of view, for any organization being the implementation at the time approved by the board and employees who were surprised by the results.