SERVISYS: sistema de gerenciamento de ordem de serviço

Abstract

O sistema ServiSys foi concebido com o propósito de facilitar a gestão de solicitações de manutenção e serviços, submetidas por Coordenadores de Cursos, à equipe do CPD (Centro de Processamento de Dados). Protótipos foram desenvolvidos para atender a ambos os públicos, solicitantes e administradores. A emissão manual de ordens de serviço frequentemente resultava na perda destes documentos, ocasionava demoras no processo de encaminhamento e aprovação das solicitações, ou ainda, enfrentava limitações no que tange ao armazenamento das respectivas folhas das ordens de serviço emitidas. Com a implementação do sistema, tais solicitações ocorreriam de forma online, possibilitando que o coordenador do CPD as recebesse de maneira imediata quando fossem submetidas pelo professor coordenador de curso. Além disso, o sistema proporcionaria um registro completo do histórico das solicitações, eliminando assim o risco de perda destas. Para obtermos acesso aos resultados, foram realizados testes do sistema já implementado na unidade de ensino, bem como monitoramento contínuo da usabilidade e do acesso por parte dos coordenadores de curso. Além disso, foram conduzidas avaliações para analisar como o sistema estava sendo recebido. Com a capacidade de atender tanto às necessidades dos Coordenadores quanto dos administradores de TI, o sistema visa a otimização dos processos relacionados à manutenção de equipamentos, resultando em maior agilidade e transparência nas operações de solicitações das ordens.

The ServiSys system was designed with the purpose of facilitating the management of maintenance and service requests submitted by Course Coordinators to the CPD (Data Processing Center) team. Prototypes were developed to cater to both requesters and administrators. The manual issuance of service orders often resulted in the loss of these documents, causing delays in the processing and approval of requests, or facing limitations in terms of the storage of the respective service order sheets issued. With the implementation of the system, such requests would occur online, allowing the CPD coordinator to receive them immediately when submitted by the course coordinator. Furthermore, the system would provide a complete record of request history, thus eliminating the risk of their loss. To gain access to the results, tests were conducted on the system already implemented in the educational unit, as well as continuous monitoring of usability and access by course coordinators. In addition, evaluations were conducted to analyze how the system was being received. With the ability to meet the needs of both Coordinators and IT administrators, the system aims to optimize processes related to equipment maintenance, resulting in greater agility and transparency in the request operations for service orders.