Aplicação da filosofia Kaisen na administração pública: estudo de caso: ordenação do auto de infração na Secretaria de Urbanismo da Prefeitura de Caraguatatuba - SP

Abstract

Este trabalho apresenta a filosofia do Kaizen para identificar causas de problemas; o Kaizen ensina que pequenos incômodos podem afetar muitas pessoas e o simples fato de conscientiza-las já é o suficiente para estimula-las a buscar soluções possíveis. Para o Kaizen “nenhum dia deve passar sem que algum tipo de melhoramento tenha sido feito”. O principal objetivo deste estudo de caso é demonstrar a eficiência do Kaizen aplicado em uma organização pública, na Secretaria de Urbanismo de Caraguatatuba; o local praticado foi a Seção de Postura anexo da Divisão de Fiscalização de Obras Particulares. Utilizando ferramentas como fluxograma e PDCA para identificar a causa da demora na localização do auto de infração realizada sem procedimento oficial ou marcações, desperdiçando horas ou até mesmo dias procurando em várias pastas e locais, prejudicando a qualidade do serviço prestado e gerando conflitos entre os colaboradores, a autora sugeriu utilizar uma Planilha Eletrônica Online, para disponibilizar e monitorar informações sobre a notificação e sua tramitação (etapa de um processo); assim, localizando em minutos seu andamento para anexar ao recurso, sem necessidade de gerar processo interno, melhorando a informação para o requerente pelo telefone e a qualidade do serviço prestado. Pesquisa bibliográfica, fluxograma de análise de processo para acompanhar a mudança, entrevista aberta com o coordenador, questionário fechado com os outros colaboradores, estudo de campo e observação participativa durante o estágio da autora contribuíram para comparar a qualidade tanto na agilização na localização do auto de infração quanto na qualidade no ambiente de trabalho. Com a justificativa de demonstrar aos futuros Gestores Empresariais a importância da aplicação do Kaizen em uma organização pública tendo em vista a nova gestão social, que propõe qualidade aos colaboradores obtendo qualidade e agilidade no atendimento aos cidadãos, através do resultado e das considerações é possível verificar a satisfação de todos da secretaria. Palavras-chave: Kaizen. Melhoria contínua. Gestão Social. Resistencia à Mudança. (Texto elaborado pelos autores e extraído do trabalho original.) Este trabajo presenta la filosofía Kaizen para identificar causas y solución de problemas; lo Kaizen ensiña que pequeño obstaculos puede afectar muchas personas y el simple hecho de los educa es lo suficiente para animarles a buscar posibles soluciones. Para lo Kaizen “ nigún día deve pasar sin algún tipo de mejora se ha hecho. El objetivo principal de la pesquisa es demonstrar la eficiencia del Kaizen aplicado en una organización pública, en la Secretaria de Urbanismo de Caraguatatuba; el lugar de la practica es la sección postura anexo de la División de Inspección de Obras Privadas. El uso de herramientas tales como diagrama de flujo y PDCA para identificar la causa de la demora em la localizacíon de la notificacíon que ha hecho su progreso sin procedimiento oficial o marcas, perder horas o incluso días buscando en varios carpetas y lugares, dañando la calidad del servicio y la generacíon de conflictos entre en servicio de los colaboradores, la autora sugirió el uso de una hoja de cálculo en linea, para proporcionar y controlar la información de la notificación y su procesamiento (paso de um proceso); localizar en cuestión de minutos su progreso para adjuntar al recurso sin la necesidad de generar procesos internos, mejorando información al solicitante por teléfono y la calidad del servicio. Pesquisa bibliográfica, diagrama de flujo de análisis de procesos para acompañar el cambio, la entrevista abierta con el coordinador, cuestionario cerrado con los otros colaboradores, estudio del campo y observación participativa durante las practicas de la autora contribuyó a comparar la calidad tanto para agilizar la localizacíon de la notificacíon y la calidad en el lugar de trabajo. Con la justificación para demostrar a los futuros Gerentes de las Empresas la importância de la aplicación del Kaizen en una organización pública para la nueva gestión social, que ofrece calidad a los colaboradores para conseguir la cualidad y la flexibilidad de los servicios a los ciudadanos por medio de los resultados y consideraciones se puede comprobar la satisfacción de todos los de la secretaría. (Texto elaborado pelos autores e extraído do trabalho original.)