A inteligência artificial e a gestão do tempo aplicadas às atividades logísticas do profissional de secretariado: perspectivas e reflexões

Abstract

Com as contribuições advindas da tecnologia, a Assessoria Executiva vem se transformando em suas atribuições, com vistas a otimizar os processos e atividades logísticas inerentes à gestão secretarial que até então eram manuais. Este artigo tem como objetivo geral refletir e analisar sobre as contribuições que a Inteligência Artificial (IA) propicia à gestão de tempo do assessor executivo. Algumas questões nortearam a investigação: Quais atividades logísticas da gestão secretarial mais ocupam o tempo do assessor executivo? Quais atividades mais lhe demandam tempo e quais suas maiores interrupções? Quais as percepções desse profissional quanto à adoção da IA? A inteligência artificial pode otimizar sua gestão de tempo? Há resistência quanto ao uso da IA por parte desses profissionais? Parte-se do pressuposto de que nem todos ainda detêm segurança ou conhecimento suficientes quanto ao uso da IA para otimização de suas atividades profissionais. Trata-se de uma pesquisa mista, exploratória e descritiva de natureza básica, com abordagem qualitativa. Os resultados apontam que 73,6% percebem a melhoria que a IA realiza na sua produtividade. Obteve-se ainda que, 44,6% acreditam que há melhora, entre 25% a 50%, na gestão do tempo em suas atividades pelo uso da IA. 60% acreditam que a implementação da IA em sua rotina de trabalho deve ser feita por meio de treinamentos e capacitações adequadas. 84% dos respondentes veem na IA possibilidades para redução de sua sobrecarga de trabalho. Todavia, 32% apontam sentir medo de perder o emprego como fator de resistência ao uso da IA.

Technological advancements are transforming the role of executive assistants, aiming to optimize the logistical processes and activities inherent to secretarial management that were previously manual. This article aims to reflect on and analyze the contributions Artificial Intelligence (AI) offers to the executive assistant's time management. The investigation was guided by several questions: Which logistical secretarial tasks consume the most of an executive assistant's time? Which activities are the most time-consuming, and what are the primary sources of interruption? What are these professionals' perceptions regarding AI adoption? Can AI optimize their time management? Is there resistance to AI usage among these professionals? The study is based on the premise that not all professionals yet possess sufficient confidence or knowledge regarding the use of AI to optimize their work activities. This is a mixed-methods, exploratory, and descriptive study of a basic nature, employing a qualitative approach. Results indicate that 73.6% recognize the productivity improvements AI brings to their work. Furthermore, 44.6% believe that AI usage leads to a 25% to 50% improvement in time management for their tasks. 60% believe that implementing AI into their work routine should be supported by appropriate training and professional development. 84% of respondents see AI as a way to reduce their workload. However, 32% cite the fear of job loss as a factor contributing to resistance against AI adoption.