Sistema de inventário fatec MC: uma aplicação destinada ao controle e manutenção de inventário da Fatec Mogi das Cruzes

Abstract

A gestão eficaz de bens patrimoniais é um impasse comum em instituições de ensino, sobretudo quando os processos dependem, em sua maioria, de planilhas eletrônicas, registros manuais e métodos sem apoio algum de sistemas específicos. Esse quadro comumente acaba por resultar na inconsistência dos dados cadastrados, por vezes pela falta de padrão, dificuldades na rastreabilidade e, principalmente, constante retrabalho e auditorias sem padronização. Ademais, a ausência de controles automatizados complexifica a identificação de itens não auditados, tanto por não terem sido encontrados, ou, por vezes, não terem sido registrados corretamente, comprometendo a credibilidade das informações do inventário. Para superar esses entraves, fez-se necessário inovar o processo de inventário e auditoria, automatizando etapas cruciais e centralizando os dados de forma mais acessível e fidedigna. Visando suprir essas carências, desenvolveu-se um sistema de inventário composto por uma plataforma web destinada aos cadastros, gerenciamentos no geral, e um aplicativo móvel para feitura de auditorias. No back-end, empregou-se a linguagem Java com o framework Spring Boot, e no front-end, React. Para a persistência dos dados, a opção pelo PostgreSQL justificou-se não apenas em virtude de sua estabilidade e performance, mas também por ser uma solução de código aberto sem custos de licenciamento, um critério preponderante para a viabilidade do projeto no âmbito institucional. O sistema implementado permite o gerenciamento completo dos itens e usuários, além de dispor de funcionalidades exclusivas para auditoria. A solução permite antever que sua implementação tem o potencial de gerar benefícios significativos, tais como a minimização de erros de origem manual, o aumento na eficiência operacional e na confiabilidade dos dados e um reforço na governança dos ativos patrimoniais.

Effective asset management is a common challenge in educational institutions, especially when processes rely heavily on spreadsheets, manual records, and methods that are not supported by specific systems. This situation often results in inconsistent data, sometimes due to a lack of standards, difficulties in traceability, and, above all, constant rework and non-standardized audits. Furthermore, the absence of automated controls complicates the identification of unaudited items, either because they have not been found or, sometimes, because they have not been recorded correctly, compromising the credibility of the inventory information. To overcome these obstacles, it was necessary to innovate the inventory and audit process, automating crucial steps and centralizing data in a more accessible and reliable way. To address these shortcomings, an inventory system was developed consisting of a web platform for registration and general management, and an application for conducting audits. Java was used in the backend with the Spring Boot framework, and React was used in the frontend. For data persistence, PostgreSQL was chosen not only because of its stability and performance, but also because it is an open-source solution with no licensing costs, a key criterion for the project's viability within the institutional context. The implemented system allows for complete management of items and users, in addition to offering exclusive auditing features. The solution suggests that its implementation has the potential to generate significant benefits, such as minimizing manual errors, increasing operational efficiency and data reliability, and strengthening asset governance.