Do planejamento à execução: o processo de produção de eventos e os desafios enfrentados

Abstract

Este Trabalho de Conclusão de Curso (TCC) investigou a atuação e as percepções dos profissionais de eventos para desenvolver práticas estratégicas e eficazes no combate aos desafios e imprevistos diários. Partindo da premissa de que a rigidez administrativa tradicional é inadequada para o setor dinâmico de eventos, o estudo busca otimizar o desempenho desses especialistas e garantir a longevidade dos empreendimentos. A fundamentação teórica explorou o Ciclo de Vida dos Eventos enfatizando que a agilidade na tomada de decisão e o planejamento adaptativo são cruciais para evitar a extinção e promover a retomada do ciclo. O sucesso é ancorado no domínio das três fases: pré-evento, trans-evento e pós-evento. Neste contexto, o trabalho identificou os diversos desafios invisíveis, como a limitação de orçamento, imprevistos climáticos, falhas logísticas e de comunicação, e a baixa adesão de público. Evidenciou-se ainda que o profissional da área de eventos deve cultivar habilidades essenciais como flexibilidade, disciplina, raciocínio rápido e liderança eficaz para transformar a equipe em um grupo coeso e responsável. Em suma, viu-se que o êxito na organização de eventos depende da capacidade do profissional de se manter atualizado, ser proativo e utilizar um planejamento estratégico e ágil que sustente a atuação da equipe em todas as etapas, garantindo a resiliência e a excelência dos serviços prestados.

This Final Graduation Project (TCC) investigated the performance and perceptions of event professionals in order to develop strategic and effective practices to address daily challenges and unforeseen situations. Based on the premise that traditional administrative rigidity is inadequate for the dynamic events sector, the study seeks to optimize the performance of these specialists and ensure the longevity of event enterprises. The theoretical foundation explored the Event Life Cycle, emphasizing that agility in decision-making and adaptive planning are crucial to preventing extinction and promoting the continuation of the cycle. Success is anchored in mastering the three phases: pre-event, trans-event, and post-event. In this context, the study identified several invisible challenges, such as budget limitations, unexpected weather conditions, logistical and communication failures, and low audience engagement. It also highlighted that event professionals must cultivate essential skills such as flexibility, discipline, quick thinking, and effective leadership to transform the team into a cohesive and responsible group. In summary, it was found that success in event organization depends on the professional's ability to stay updated, be proactive, and apply strategic and agile planning that supports the team’s performance at all stages, ensuring resilience and excellence in the services provided.