Soluções para uma organização eficiente de arquivos utilizando ferramentas da qualidade

Abstract

Este estudo analisou a gestão documental na Seção de Benefícios Militar (SBM), com o objetivo de compreender os principais desafios enfrentados, como o acúmulo desordenado de documentos, a ausência de padronização e a fragilidade na segurança da informação. Para isso, foram utilizadas a análise documental e a observação direta dos processos administrativos da seção. A partir do diagnóstico realizado, foram desenvolvidos critérios e categorias para a classificação de documentos, além de propostas de digitalização, indexação e estruturação de manuais e procedimentos. Também foram implementadas algumas ferramentas da qualidade, visando à análise do cenário da SBM e ao desenvolvimento de um plano de ações, seguido do monitoramento e da avaliação contínua das ações aplicadas. Os principais resultados demonstraram avanços significativos na organização interna, na acessibilidade aos documentos físicos e digitais, e na conformidade com a legislação arquivística vigente (Lei nº 8.159/1991 e Decreto nº 10.278/2020). Constatou-se que a padronização e a sistematização documental, aliadas as ferramentas da qualidade, contribuíram para um ambiente administrativo mais eficiente e menos suscetível a erros. Conclui-se que a SBM apresentou melhorias expressivas em sua gestão administrativa, consolidando-se como referência para instituições públicas que enfrentam problemas semelhantes. No entanto, ressalta-se que a continuidade dos resultados depende do engajamento dos colaboradores e da gestão responsável.

This study analyzed document management in the Military Benefits Section (SBM), with the objective of understanding the main challenges faced, such as the disorganized accumulation of documents, the lack of standardization, and weaknesses in information security. To this end, document analysis and direct observation of the section’s administrative processes were employed. Based on the diagnosis carried out, criteria and categories for document classification were developed, along with proposals for digitization, indexing, and the structuring of manuals and procedures. Quality tools were also implemented, aiming at analyzing the SBM’s situation and developing an action plan, followed by the monitoring and continuous evaluation of the actions applied. The main results showed significant progress in internal organization, accessibility to both physical and digital documents, and compliance with current archival legislation (Law No. 8,159/1991 and Decree No. 10,278/2020). It was found that standardization and document systematization, combined with quality tools, contributed to a more efficient administrative environment that is less prone to errors. It is concluded that SBM achieved significant improvements in its administrative management, establishing itself as a reference for public institutions facing similar challenges. However, it is emphasized that the continuity of these results depends on employee engagement and responsible management.